先日、久しぶりの友人から、メールでこんな相談を受けました。
「渡邉さんは、同時に大量の仕事をこなさねばならない時、それを
どのような段取りで進めていますか？ 時間管理、重要・緊急、
To Doとか。 理屈やテクニックは頭では理解しているんですが、
いざ実践となるとなかなか・・・」
今回のメルマガは、業務遂行について書いてみたいと思います。
LLCエクシードインプレッション 代表取締役 渡邉 淨
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Vol.9
■今回のテーマ 業務遂行プロデュース術■
このような問題って、能力があるからこそ起こるんです。
統括者としての部署管理と、プレイヤーとしてのパフォーマンス、
の両面で活躍を求められ、かつ成果を上げられるからこそ、受注が
どんどん増えてしまい、やがて許容量を超えてしまうのです。
でも、たいていの会社では、経営者様、もしくは右腕である有能な
管理職者のどちらかまたは両者が、このような状況にあるもので、
皆様にも決して他人事ではないはずです。
あなたはどのような業務プロデュースをしていますか？
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マーケティング（売れる仕組み作り）とは、
『事業目的に向けた行動の最適化』です。
そう考えると、ここにも同じ発想を利用できることに気づけます。
個人パフォーマンスに注力しながら、同時に様々な業務の進捗状況
を把握し、部下への教育も含めて管理していくことができる仕組み
を作ることで、行動の最適化を図っていくのです。
さらに、行動の実践においては、フェーズごとに区切った進捗管理
をしていけば、業務と目的の優先順位に迷うこともなくなります。
つまり、業務完遂をプロデュースするのです。
具体的にどうすればいいのか？
プロデュース術を少しだけ公開いたしましょう。
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かつて、５０人以上の部下をかかえて業務を行なっていた頃に私が
やっていたプロデュース術は、こんなカンジです。
１：まず、仕事をカテゴリー毎に８〜１０チャンネルに分類します。
２：次に、ＴＶの番組表のように、横がチャンネル、縦が月間日程、
となるように区分けしていきます。
３：チャンネル毎に、いつまでに何ができていなければならないか、
の締切を書き込みます。この時、仕事の成果だけでなく、次の仕事
に向けた部下の育成に関しても、いつまでに誰にどんな経験を積ま
せるのか、を書き込みます。
これでタイムテーブルが完成。ここからがプロデュース。
４：それらの締切位置を補正します。全て本来の締切より３営業日前
までに終了するように、繰り上げます。
５：毎週土曜日に、翌週の金曜日までに終える分を、全て木曜日夕方
までに終えられるように、週間の業務進行予定を立てます。
その時、各チャンネル毎にフェーズの目的（その週の最優先課題）
が何なのか、を明確にしておきます。
６：週間の仕事が木曜日までに終わるように、あらかじめ必要な準備
を済ませておきます。
７：計画表に基づき、週の頭から全部下に適切な指示を与えて実行。
様々なアクシデントがあった上で、金曜日には全てが終わります。
そして、最悪の展開でも数日間の猶予が持っていられます。
また、管理にとらわれる時間と心労が激減するため、個人パフォー
マンスに充分な注力をすることができます。
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最初にギリギリの予定を組んでしまうと、心に余裕がなくなるため
仕事のクオリティーが下がりますし、部下や周囲のミスも許せなく
なってしまいますから、部下の成長も望めません。
また、部下がいる場合には、進行表に基づいた進捗管理をまかせる
ことで、彼の視野を数倍に広げ、管理能力を劇的に向上させること
ができる他、仮に今は彼の管理に甘さがあっても、数日間の余裕が
あるのですから、つまり、将来の右腕となる人材を育てられます。
＊要は、余裕がないことを嘆いてなおさら余裕をなくすのではなく
余裕を持って取り組める仕組みを作る、ということ。
＊誰かのミスであわてるのではなく、ミスは起こるものということ
を受け入れて仕事ができる仕組みを作る、ということ。
＊誰にもまかせられずに自分の許容量を超えてしまわないように、
まわりを育てて使える仕組みを作る、ということ。
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１１月のセミナーでは、今回の話を更に詳しく徹底的に解説。
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今回はマーケティングを利用した仕事術を書いてみましたが、まだ
セミナーに参加されたことがない方は、ぜひ、１度足を運んでみて
ください。 成功の本質を熱く語らせていただきます！
LLCエクシードインプレッション 代表取締役 渡邉 淨
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